Wanneer je bezig bent met je studie of je werk, wil je zo effectief mogelijk aan de slag gaan. Dit geldt ook voor bedrijven waar er met veel verschillende partijen wordt samengewerkt. Een effectieve werkomgeving houdt in dat iedereen weet wat ze moeten doen, in welke tijdsperiode, hoe en wanneer. Er zijn veel verschillende methodes om zo effectief mogelijk te werken. Een van de nieuwste methodes is de pdca cyclus.Hierbij wordt er vaak gebruik gemaakt van een grc software. Een uitstekende manier van werken voor bedrijven.
Wat is pdca cyclus?
Met de pdca cyclus kun je op een rigoureuze, methodische manier problemen oplossen en oplossingen implementeren.
De p staat voor plan. In deze fase ga je letterlijk plannen wat er moet gebeuren. Afhankelijk van de omvang van het project kan de planning een groot deel van de inspanningen van jouw team in beslag nemen. Het zal meestal uit kleinere stappen bestaan, zodat je een goed plan kunt bouwen met minder faalkansen.
De d staat voor doen. Nadat je akkoord bent gegaan met het plan, is het tijd om actie te ondernemen. In deze fase pas je alles toe wat in de vorige fase is overwogen.
Houd er rekening mee dat zich in deze fase onvoorziene problemen kunnen voordoen. Hierdoor is het aan te raden, wanneer je er de mogelijk voor hebt, om jouw plan eerst in een kleine, gecontroleerde omgeving uit te voeren. Standaardisatie is iets dat jouw team zeker zal helpen het plan soepel toe te passen. Zorg ervoor dat iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden kent.
De c staat voor check. Analyseer vervolgens de resultaten van jouw proefproject tegen de verwachtingen die je in stap 1 hebt gedefinieerd, om te beoordelen of jouw idee een succes was.
Als dit niet het geval was, gaat je terug naar stap 1. Als dit het geval was, gaat je verder met stap 4.
Je kan besluiten om meer wijzigingen uit te proberen en de Do- en Check-fasen te herhalen. Maar als jouw oorspronkelijke plan absoluut niet heeft gewerkt, moet je terugkeren naar stap 1.
De a staat voor act. Hier maak je gebruik van jouw oplossing/ idee. Houdt er wel rekening mee dat het PDCA cyclus geen begin of einde kent. Je kan er mee bezig zijn totdat je op het niveau zit waar je graag wilt zijn.
Grc software
Om jouw pdca cyclus zo goed mogelijk uit te voeren, kan je ook tegelijkertijd de grc software uitproberen. Dit is een organisatiestrategie voor het beheren van governance, risicobeheer en naleving van branche- en overheidsvoorschriften. grc verwijst ook naar een geïntegreerde reeks software mogelijkheden voor het implementeren en beheren van een grc programma voor ondernemingen.
De reeks werkwijzen en processen van grc biedt een gestructureerde benadering om IT af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen. Grc helpt bedrijven IT- en beveiligingsrisico’s effectief te beheren, kosten te verlagen en te voldoen aan compliance-eisen. Het helpt ook bij het verbeteren van de besluitvorming en prestaties door een geïntegreerd beeld van hoe goed een organisatie haar risico’s beheert.
Waar te gebruiken?
Het pdca cyclus en grc software werkt goed in alle soorten organisaties. Het kan worden gebruikt om elk proces of product te verbeteren door ze op te splitsen in kleinere stappen of ontwikkelingsfasen en manieren te onderzoeken om elk proces te verbeteren.