Wie een appartement koopt, wordt meestal automatisch lid van de Vereniging van Eigenaars. Daarmee ben je niet alleen verantwoordelijk voor je eigen woning, maar samen met de andere eigenaren ook voor de gemeenschappelijke delen van het gebouw.

Denk aan het dak, de gevel, fundering, gezamenlijke leidingen, trappenhuizen, liften en andere voorzieningen die volgens de splitsingsakte onder de VvE vallen. Daarnaast moet de vereniging vergaderen, besluiten vastleggen, verzekeringen regelen, bijdragen innen en geld reserveren voor toekomstig onderhoud.

Dat vraagt tijd, kennis en een goede administratie. Wanneer het bestuur deze werkzaamheden niet volledig zelf kan uitvoeren, kan de VvE het beheer geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Maar welke taken kan een beheerder overnemen, wat blijft de verantwoordelijkheid van de VvE en waarop moet je letten bij het kiezen van een beheerpartij?

Wat is een Vereniging van Eigenaars?

Een Vereniging van Eigenaars, meestal afgekort tot VvE, behartigt de gezamenlijke belangen van de appartementseigenaren binnen een gesplitst gebouw.

Bij de aankoop van een appartementsrecht word je automatisch lid van de VvE. Je kunt dat lidmaatschap niet los van het appartement beëindigen.

Welke delen van het gebouw privé of gemeenschappelijk zijn, staat onder meer beschreven in:

• De splitsingsakte.
• De splitsingstekening.
• Het toepasselijke splitsingsreglement.
• Eventuele aanvullende regels.
• Het huishoudelijk reglement.
• Besluiten van de vergadering van eigenaars.

Lees deze documenten zorgvuldig. Een dak, kozijn, balkon, leiding of buitenmuur is niet automatisch in ieder gebouw op dezelfde manier verdeeld tussen de individuele eigenaar en de VvE.

Wat doet het VvE-bestuur?

Het VvE-bestuur verzorgt de dagelijkse uitvoering van de besluiten die door de vergadering van eigenaars zijn genomen. De exacte bevoegdheden staan in de wet, splitsingsakte en het toepasselijke reglement.

Veelvoorkomende bestuurstaken zijn:

• Uitvoeren van vergaderbesluiten.
• Beheren van de financiën.
• Innen van maandelijkse VvE-bijdragen.
• Betalen en controleren van facturen.
• Bijhouden van de administratie.
• Voorbereiden van de begroting.
• Opstellen of laten opstellen van financiële stukken.
• Beheren van het reservefonds.
• Afsluiten en bewaken van contracten.
• Regelen van verzekeringen.
• Begeleiden van onderhoudswerkzaamheden.
• Communiceren met eigenaren en leveranciers.
• Organiseren van de vergadering van eigenaars.
• Vastleggen en bewaren van besluiten.

De vergadering van eigenaars blijft het belangrijkste besluitvormende orgaan. Het bestuur mag niet zonder meer beslissingen nemen die volgens de akte of het reglement aan de vergadering zijn voorbehouden.

Wat is VvE-beheer?

VvE-beheer betekent dat een externe beheerder werkzaamheden voor het bestuur en de vereniging uitvoert. Welke werkzaamheden worden overgenomen, hangt af van de beheerovereenkomst.

Een beheerder kan ondersteuning bieden bij:

• Administratief beheer.
• Financieel beheer.
• Technisch beheer.
• Organisatorisch beheer.
• Vergaderingen.
• Onderhoudsplanning.
• Contractbeheer.
• Communicatie met eigenaren.
• Uitvoering van bestuursbesluiten.

Het uitbesteden van werkzaamheden betekent niet automatisch dat de beheerder ook het formele bestuur vormt. Een partij kan uitsluitend beheerder zijn, maar eventueel ook een bestuurlijke rol krijgen wanneer dat juridisch correct wordt besloten en vastgelegd.

Leg daarom duidelijk vast of de opdracht betrekking heeft op beheer, bestuur of een combinatie daarvan.

Beheer en bestuur zijn niet hetzelfde

De termen VvE-beheerder en VvE-bestuurder worden regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl de rollen kunnen verschillen.

De beheerder

Een beheerder voert de werkzaamheden uit die in de beheerovereenkomst zijn afgesproken. De beheerder kan bijvoorbeeld de boekhouding verzorgen, vergaderstukken voorbereiden en onderhoudsopdrachten begeleiden.

Het bestuur

Het bestuur vertegenwoordigt de VvE binnen de bevoegdheden die uit de wet, splitsingsakte, het reglement en vergaderbesluiten volgen. Het bestuur houdt toezicht op de uitvoering en legt verantwoording af aan de vergadering.

De vergadering van eigenaars

De appartementseigenaren nemen tijdens de vergadering belangrijke besluiten. Denk aan de begroting, jaarrekening, onderhoudsprojecten, benoeming van bestuurders en het aangaan van bepaalde contracten.

Ook wanneer werkzaamheden worden uitbesteed, blijft een goede controle door bestuur en vergadering nodig. De VvE kan het werk laten uitvoeren, maar kan niet iedere verantwoordelijkheid eenvoudig bij de beheerder neerleggen.

Welke onderdelen van VvE-beheer kun je uitbesteden?

Een VvE kan kiezen voor volledig beheer of alleen de onderdelen uitbesteden waarvoor intern onvoldoende tijd of kennis aanwezig is.

Financieel beheer

Bij financieel beheer kan de beheerder onder meer zorgen voor:

• Verzenden en innen van VvE-bijdragen.
• Verwerken van inkomende facturen.
• Bijhouden van de boekhouding.
• Opstellen van een conceptbegroting.
• Voorbereiden van de jaarrekening.
• Bewaken van betalingsachterstanden.
• Rapporteren over inkomsten en uitgaven.
• Administreren van het reservefonds.
• Aanleveren van stukken aan de kascommissie.

Spreek af wie betalingen mag goedkeuren en welke controle wordt toegepast. Het is verstandig dat niet één persoon zonder toezicht onbeperkt betalingen kan uitvoeren.

Administratief beheer

Administratief beheer kan bestaan uit:

• Bijhouden van een ledenadministratie.
• Verwerken van eigenaarswisselingen.
• Archiveren van documenten.
• Bijhouden van besluitenlijsten.
• Beheren van contracten.
• Verzorgen van correspondentie.
• Beantwoorden van algemene vragen.
• Bewaken van belangrijke termijnen.

Controleer wie eigenaar is van de digitale administratie en hoe de VvE alle gegevens ontvangt wanneer de samenwerking eindigt.

Technisch beheer

Bij technisch beheer ondersteunt de beheerder bij onderhoud, schade en reparaties.

Mogelijke werkzaamheden zijn:

• Aannemen van storingsmeldingen.
• Inschakelen van onderhoudsbedrijven.
• Aanvragen en vergelijken van offertes.
• Begeleiden van werkzaamheden.
• Controleren van facturen.
• Bewaken van onderhoudscontracten.
• Plannen van periodieke inspecties.
• Ondersteunen bij schadegevallen.
• Adviseren over het MJOP.
• Rapporteren over de technische staat.

Een beheerder is niet automatisch zelf bouwkundig deskundig. Vraag welke technische kennis intern aanwezig is en wanneer externe specialisten worden ingeschakeld.

Vergaderbeheer

Een externe beheerder kan ook helpen met de vergadering van eigenaars.

Denk aan:

• Opstellen van de agenda.
• Versturen van uitnodigingen.
• Verzamelen van vergaderstukken.
• Registreren van volmachten.
• Controleren van stemverhoudingen.
• Voorzitten of ondersteunen van de vergadering.
• Maken van notulen.
• Vastleggen van besluiten.
• Bewaken van vervolgacties.

De oproeptermijn, stemverhoudingen en besluitvormingsregels volgen uit de wet, splitsingsakte en het toepasselijke reglement. De beheerder moet hiermee aantoonbaar kunnen werken.

Wanneer is uitbesteden verstandig?

Niet iedere VvE heeft volledig extern beheer nodig. Een kleine VvE met actieve eigenaren en eenvoudige administratie kan mogelijk veel zelf doen.

Uitbesteden kan vooral nuttig zijn wanneer:

• Niemand bestuurslid wil worden.
• Bestuursleden onvoldoende tijd hebben.
• De boekhouding achterloopt.
• Bijdragen niet tijdig worden geïnd.
• Onderhoud steeds wordt uitgesteld.
• Vergaderingen niet goed worden voorbereid.
• Er veel wisselingen onder eigenaren zijn.
• De VvE grote renovaties moet uitvoeren.
• Er conflicten tussen eigenaren spelen.
• Wet- en regelgeving onvoldoende wordt bijgehouden.
• Documenten verspreid of onvindbaar zijn.
• De VvE een professionele gesprekspartner voor aannemers nodig heeft.
• Een onafhankelijkere uitvoering gewenst is.

Een beheerder kan structuur aanbrengen, maar lost onderlinge meningsverschillen niet automatisch op. Eigenaren moeten nog steeds besluiten nemen en voldoende betrokken blijven.

Een actieve VvE herkennen

Een actieve VvE komt niet alleen bij elkaar wanneer er een probleem ontstaat. De vereniging houdt de administratie, besluitvorming en onderhoudsplanning voortdurend op orde.

Kenmerken van een actieve VvE zijn:

• Vergaderingen worden tijdig georganiseerd.
• Besluiten worden correct vastgelegd.
• Er is een actuele administratie.
• De begroting en jaarstukken zijn beschikbaar.
• De maandelijkse bijdragen worden geïnd.
• Er is een reservefonds.
• Onderhoud wordt planmatig uitgevoerd.
• Verzekeringen en contracten worden periodiek gecontroleerd.
• Eigenaren ontvangen duidelijke informatie.
• Achterstanden en technische problemen worden tijdig aangepakt.
• Bestuurders en beheerders leggen verantwoording af.

Een slapende of slecht functionerende VvE kan leiden tot achterstallig onderhoud, onverwacht hoge bijdragen, conflicten en problemen bij de verkoop of financiering van een appartement.

Het reservefonds en groot onderhoud

Een VvE moet geld reserveren voor toekomstig groot onderhoud. Het reservefonds is bedoeld voor gemeenschappelijke werkzaamheden, zoals onderhoud aan dak, gevel, kozijnen of installaties, voor zover deze onderdelen onder de VvE vallen.

Volgens de Rijksoverheid kan de benodigde reservering worden bepaald op basis van:

• Een meerjarenonderhoudsplan, of;
• Minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw wanneer geen geschikt MJOP wordt gebruikt.

Het geld voor groot onderhoud hoort op een afzonderlijke rekening van de VvE te staan.

Controleer bij uitbesteding:

• Wie toegang heeft tot het reservefonds.
• Wie betalingen mag goedkeuren.
• Welke controlemaatregelen gelden.
• Hoe vaak het bestuur financiële rapportages ontvangt.
• Of het saldo op naam van de VvE staat.
• Hoe de kascommissie toegang krijgt tot de administratie.

Het reservefonds mag niet worden gezien als geld van de beheerder. Het blijft vermogen van de VvE.

Wat staat er in een MJOP?

Een meerjarenonderhoudsplan, oftewel MJOP, brengt het verwachte onderhoud aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw in kaart.

Een bruikbaar MJOP bevat doorgaans:

• De onderdelen die onderhouden moeten worden.
• De huidige staat van deze onderdelen.
• Verwachte onderhouds- en vervangingsmomenten.
• De geraamde kosten.
• Een planning over meerdere jaren.
• Een berekening van de benodigde reserveringen.
• Een datum waarop het plan opnieuw wordt beoordeeld.

Een MJOP moet regelmatig worden bijgewerkt. Prijzen veranderen, werkzaamheden kunnen worden uitgesteld en de technische staat kan anders blijken dan eerder verwacht.

Vraag bij een beheerder wie het MJOP opstelt. Een administratief beheerder beschikt niet automatisch over de bouwkundige deskundigheid om het gebouw technisch te inspecteren.

VvE-beheer volledig of gedeeltelijk uitbesteden

De VvE kan verschillende beheervormen vergelijken.

Volledig beheer

Bij volledig beheer worden de meeste financiële, administratieve, technische en organisatorische werkzaamheden door één partij uitgevoerd.

Dit geeft één aanspreekpunt, maar maakt de VvE ook afhankelijker van die beheerder. Goede rapportage, controle en toegang tot gegevens zijn daarom belangrijk.

Gedeeltelijk beheer

Bij gedeeltelijk beheer besteedt de VvE bijvoorbeeld alleen de boekhouding, debiteurenbewaking of technische begeleiding uit.

Dit kan voordeliger zijn en laat meer werkzaamheden bij het eigen bestuur. Het bestuur moet dan wel voldoende tijd en kennis behouden om de overige taken correct uit te voeren.

Tijdelijk projectbeheer

Een VvE kan ook tijdelijk ondersteuning inschakelen bij een groot project, zoals:

• Dakvervanging.
• Gevelrenovatie.
• Verduurzaming.
• Schilderwerk.
• Liftvervanging.
• Funderingsonderzoek.
• Herstel na schade.

Leg daarbij vast of de beheerder alleen offertes verzamelt of ook de uitvoering, planning, oplevering en financiële bewaking verzorgt.

Het bestuur van de VvE uitbesteden

Wanneer binnen de VvE niemand beschikbaar is voor een bestuursfunctie, kan worden onderzocht of een externe partij als bestuurder kan optreden.

Wie het bestuur van de VvE wil uitbesteden, moet eerst de splitsingsakte en het reglement controleren. Daarin staan regels over benoeming, bevoegdheden, vertegenwoordiging en ontslag van bestuurders.

Leg bij extern bestuur onder meer vast:

• Welke bevoegdheden de bestuurder krijgt.
• Welke besluiten vooraf goedkeuring vereisen.
• Hoe vaak wordt gerapporteerd.
• Wie contracten mag ondertekenen.
• Welke betalingsbevoegdheden gelden.
• Hoe belangenconflicten worden voorkomen.
• Welke aansprakelijkheidsverzekering aanwezig is.
• Hoe de bestuurder kan worden ontslagen.
• Wat er bij beëindiging wordt overgedragen.

De vergadering van eigenaars blijft haar eigen rol houden. Een externe bestuurder mag niet buiten de wettelijke en reglementaire bevoegdheden handelen.

Wat kost professioneel VvE-beheer?

De kosten hangen af van de omvang en complexiteit van de VvE en van het afgesproken dienstenpakket.

Prijsfactoren zijn onder meer:

• Het aantal appartementsrechten.
• De omvang van het gebouw.
• Het aantal jaarlijkse vergaderingen.
• De hoeveelheid administratief werk.
• Het aantal bankrekeningen.
• Betalingsachterstanden.
• Aanwezige liften of technische installaties.
• De omvang van gepland onderhoud.
• Gewenste bereikbaarheid.
• Het aantal storingsmeldingen.
• Aanvullend projectmanagement.
• Juridische ondersteuning.
• Opstellen of actualiseren van een MJOP.

Vraag niet alleen naar het vaste maand- of jaartarief. Controleer ook de prijzen voor werkzaamheden buiten het basispakket.

Mogelijke extra kosten zijn:

• Een aanvullende vergadering.
• Extra notulen of vergaderbegeleiding.
• Incassowerkzaamheden.
• Begeleiding van grote onderhoudsprojecten.
• Aanvragen van meerdere offertes.
• Technische inspecties.
• Juridische ondersteuning.
• Verkoopinformatie voor notarissen of makelaars.
• Overdracht bij wisseling van beheerder.
• Werk buiten kantooruren.

Vraag om een duidelijke tarievenlijst en laat vastleggen welke werkzaamheden vooraf moeten worden goedgekeurd.

Een VvE-beheerder vergelijken

Vergelijk verschillende partijen op meer dan alleen prijs. Een lage beheervergoeding kan samengaan met een beperkt basispakket en veel aanvullende kosten.

Vraag potentiële beheerders naar:

• Ervaring met vergelijkbare VvE’s.
• Aantal VvE’s per vaste beheerder.
• Beschikbare financiële en technische kennis.
• Bereikbaarheid bij storingen.
• Werkwijze rond offerteaanvragen.
• Controle op facturen.
• Debiteurenbeleid.
• Beveiliging van persoonsgegevens.
• Financiële functiescheiding.
• Toegang tot een digitaal VvE-portaal.
• Rapportage aan bestuur en eigenaren.
• Referenties van vergelijkbare gebouwen.
• Klachtenprocedure.
• Beroeps- en aansprakelijkheidsverzekeringen.
• Opzegtermijn en overdrachtsprocedure.

Bekijk ook wie de werkzaamheden daadwerkelijk uitvoert. De persoon die de offerte bespreekt, is niet altijd degene die later het vaste aanspreekpunt wordt.

Wie een aanbieder wil bekijken, kan bij ASN VvE Beheer nagaan welke vormen van beheer worden aangeboden. Vergelijk het dienstenpakket en de voorwaarden altijd met die van andere beheerders.

Leg alle afspraken schriftelijk vast

Een goede beheerovereenkomst voorkomt onduidelijkheid. Neem daarin ten minste op:

• De precieze werkzaamheden.
• De looptijd van het contract.
• Het tarief en de indexering.
• Kosten voor aanvullend werk.
• Bevoegdheden van de beheerder.
• Betalingslimieten.
• Rapportageverplichtingen.
• Privacy- en beveiligingsafspraken.
• Bereikbaarheid en reactietijden.
• Procedure bij spoedgevallen.
• Aansprakelijkheid en verzekeringen.
• Opzegtermijn.
• Overdracht van administratie.
• Eigendom van documenten en gegevens.
• Toegang tot bankrekeningen en het digitale portaal.

Voorkom een contract waarin werkzaamheden alleen algemeen als “volledig beheer” worden omschreven. Juist de concrete taakverdeling moet duidelijk zijn.

Houd als bestuur zelf controle

Ook met een professionele beheerder moet het bestuur actief blijven controleren.

Een praktisch controlesysteem bestaat bijvoorbeeld uit:

• Periodieke financiële rapportages.
• Goedkeuring van grotere betalingen door twee personen.
• Controle van bankstanden.
• Inzage in openstaande bijdragen.
• Een actueel overzicht van contracten.
• Vastgelegde onderhoudsopdrachten.
• Regelmatige voortgangsgesprekken.
• Controle door de kascommissie.
• Jaarlijkse evaluatie van de beheerder.
• Directe toegang tot belangrijke VvE-documenten.

De vergadering bepaalt de hoofdlijnen en controleert het bestuur. KVK legt in de uitleg over regels en taken van verenigingsbestuurders uit dat leden via de algemene vergadering belangrijke besluiten nemen en toezicht houden op het bestuur.

Wisselen van VvE-beheerder

Is de VvE ontevreden over de huidige beheerder? Controleer dan eerst de overeenkomst, looptijd en opzegtermijn.

Vraag bij een overgang om overdracht van:

• Volledige financiële administratie.
• Bankgegevens en machtigingen.
• Ledenlijst en contactgegevens.
• Vergaderstukken en notulen.
• Lopende contracten.
• Verzekeringspolissen.
• Onderhoudsdossiers.
• MJOP en technische rapporten.
• Offertes en lopende opdrachten.
• Inloggegevens en digitale archieven.
• Overzicht van betalingsachterstanden.
• Lopende juridische zaken.
• Sleutels en toegangsmiddelen.

Maak een overdrachtslijst en laat beide partijen bevestigen welke stukken zijn ontvangen. Trek oude bankmachtigingen en toegangsrechten tijdig in.

Veelgemaakte fouten bij VvE-beheer

Deze fouten kunnen tot financiële, organisatorische of technische problemen leiden:

• Beheer en bestuur als dezelfde rol behandelen.
• Alleen op de laagste prijs selecteren.
• Geen duidelijke taakomschrijving opnemen.
• De beheerder onbeperkte betalingsbevoegdheid geven.
• Geen toegang houden tot bankrekening en administratie.
• Het MJOP niet actualiseren.
• Geen duidelijke afspraken maken over extra kosten.
• De vergadering onvoldoende informeren.
• Technisch advies laten geven zonder bouwkundige expertise.
• Contracten automatisch laten doorlopen zonder evaluatie.
• De overdracht bij een wisseling niet goed regelen.
• Denken dat uitbesteden alle verantwoordelijkheid wegneemt.

Controlelijst voor het uitbesteden van VvE-beheer

Bespreek vóór het sluiten van een overeenkomst deze punten:

• Welke taken wil de VvE uitbesteden?
• Gaat het om beheer, bestuur of beide?
• Welke bevoegdheden blijven bij bestuur en vergadering?
• Is de splitsingsakte gecontroleerd?
• Is het MJOP actueel?
• Is het reservefonds voldoende onderbouwd?
• Welke werkzaamheden vallen binnen het vaste tarief?
• Welke meerkosten kunnen ontstaan?
• Wie mag betalingen uitvoeren en goedkeuren?
• Heeft de VvE altijd toegang tot de administratie?
• Welke financiële controlemaatregelen zijn aanwezig?
• Wie wordt het vaste aanspreekpunt?
• Welke technische deskundigheid is beschikbaar?
• Hoe worden klachten en storingen behandeld?
• Welke verzekeringen heeft de beheerder?
• Hoe lang loopt de overeenkomst?
• Wat is de opzegtermijn?
• Hoe wordt de administratie na beëindiging overgedragen?
• Hoe vaak wordt de samenwerking geëvalueerd?

Professioneel VvE-beheer kan bestuursleden veel uitvoerend werk uit handen nemen en helpen om administratie, onderhoud en vergaderingen beter te organiseren. Het beste resultaat ontstaat wanneer de VvE betrokken blijft, bevoegdheden zorgvuldig vastlegt en de beheerder regelmatig controleert.

Lees ook Vastgoedbeheer: wat is het en waarom is het belangrijk? voor meer informatie over beheer van verhuurde woningen en andere vastgoedobjecten.

---

Vind je onze artikelen handig?

Voeg Hypotheken-plaza.nl toe als voorkeursbron in Google en zie onze artikelen vaker terug in Google.

---

---